پروفرما یا پیش فاکتور (Proforma Invoice) سندی است توسط فروشنده به اسم خریدار صادر می گردد که درآن نام و نشان دقیق خریدار و فروشنده به همراه مشخصات دقیق کالا و شرایط مربوط به حمل و تحویل کالا ذکر می گردد.

موارد مورد نیاز که در  پروفرما اینویس باید ذکر گردد:

۱- نام و نشان دقیق فروشنده و خریدار

۲- مشخصات دقیق کالا

۳- مقدار و نوع بسته بندی کالا

۴- شرایط حمل و تحویل کالا (اینکوترمز)

۵- نحوه پرداخت و نوع ارز

۶- مشخصات دقیق حساب بانکی فروشنده

۷- شماره پروفرما، تاریخ، کشور مبدأ حمل، مدت اعتبار پروفرما

قابل ذکر است بعد از مذاکره و مکاتبات اولیه بر روی نوع و قیمت کالا و دیگر شرایط حمل و تحویل کالا، فروشنده بنا به درخواست خریدار اقدام به صدور پیش فاکتور می نماید. سپس فروشنده بعد از بررسی پروفرما نسبت به درخواست ویرایش یا تأیید آن اقدام می نماید.

کاربردهای پروفرما اینویس

در ایران برای پروفرما اینویس کاربردهای زیر متصور است:

۱- جهت ارائه به بانک به منظور دریافت تسهیلات ارزی و انتقال وجه

۲- ارائه به سازمان تخصصی مربوطه جهت اخذ مجوز واردات کالا مورد نظر (سازمان غذا و دارو، سازمان صنایع ومعادن، سازمان جهاد کشاورزی و… )

۳- انجام ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت ( www.ntsw.ir )

لازم به ذکر است که همچنان برخی از کالاها در سامانه ثبتارش ثبت سفارش می گردد.

باید توجه داشت هر کالایی که بخواهد به طور رسمی و مبادی گمرکی وارد کشور گردد باید در سامانه جامع تجارت جمهوری اسلامی ایران ثبت سفارش گردد.

چند نکته کاربردی

گاهی در میانه فرآیند واردات تصمیم به برخی تغییرات بین فروشنده و خریدار گرفته می شود که در این زمان خریدار از فروشنده درخواست اصلاحیه مذکور را می نماید. به طور مثال فروشنده تصمیم می گیرد که محموله بجای حمل دریایی به صورت زمینی حمل شود. فروشنده در صورت موافقت نسبت به صدور اصلاحیه ای با ذکر شماره پروفرمای اینویس مربوطه در آن و ذکر تغییرات درخواستی (مثلا شرایط حمل از CFR  به CPT  )، اقدام می نماید. سپس فروشنده اقدام به ویرایش اطلاعات وارد کرده در سامانه جامع تجارت می نماید و اصلاحیه مربوطه را در سامانه بارگذاری کرده و بانک را نیز از تغییرات صورت پذیرفته آگاه می کند.

حین ویرایش یا تمدید ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت،  در صورت پایان اعتبار پروفرما اینویس، خریدار از فروشنده درخواست الحاقیه یا اصلاحیه به منظور تمدید زمان اعتبار پروفرما نموده و سپس تاریخ اعتیار جدید را در سامانه جامع تجارت درج می نماید.